Update toegang tot het UBO-register

Blog

Wie hebben op dit moment toegang tot het UBO-register?

Voor bevoegde autoriteiten (dit zijn onder andere de Wwft-toezichthouders, de AIVD, de Belastingdienst, de FIOD, de Politie en het OM) is de aansluiting op het UBO-register kort na de uitspraak hersteld. Zij kunnen het register dus alweer enige tijd zonder beperkingen raadplegen. Voor Wwft-instellingen is dat zeker nog niet altijd het geval. De grootbanken hebben wel weer toegang tot het UBO-register en voor het notariaat zijn gesprekken gaande over de technische en juridische mogelijkheden en voorwaarden voor heraansluiting, maar voor de diverse groep van overige Wwft-instellingen vergt heraansluiting meer tijd, zo blijkt uit de op 30 december 2024 gepubliceerde nota naar aanleiding van het verslag. Een groot deel van de Wwft-instellingen was niet rechtstreeks, maar via ICT-leveranciers die nu geen toegang meer hebben, aangesloten op het UBO-register. Het vaststellen van welke individuele instellingen toegang kunnen hebben en het technisch inregelen daarvan via een rechtstreekse aansluiting bij de Kamer van Koophandel (KvK) kost tijd. Om ervoor te zorgen dat de (nog) niet op het UBO-register aangesloten Wwft-instellingen toch over de informatie in het register kunnen beschikken, moeten zij als onderdeel van het cliëntenonderzoek een gewaarmerkt uittreksel opvragen bij hun klant. De klant kan dit uittreksel opvragen bij de KvK. Vervolgens kan de Wwft-instelling door controle van het waarmerk op het uittreksel verifiëren dat het gaat om authentieke informatie uit het UBO-register.

Wijzigingswet beperking toegang UBO-registers

Wetsvoorstel 36584 wijzigt de Handelsregisterwet 2007 en de Implementatiewet registratie uiteindelijk belanghebbenden van trusts en soortgelijke juridische constructies. Het wetsvoorstel voorzag oorspronkelijk in vier categorieën partijen die toegang zouden moeten krijgen tot het UBO-register:

• Partijen waarvoor op basis van de Vierde Antiwitwasrichtlijn verplichte toegang moet worden geregeld. Dit zijn de FIU, de bevoegde autoriteiten, Wwft-instellingen en partijen die een legitiem belang kunnen aantonen. Het wetsvoorstel biedt een grondslag om bij algemene maatregel van bestuur categorieën van natuurlijke personen en rechtspersonen met een legitiem belang aan te wijzen, aangezien de uitwerking hiervan, mede op basis van het arrest van het HvJ, een nauwkeurige afbakening vergt waar op termijn mogelijk nog aanpassingen of toevoegingen voor nodig zijn. Daarbij zal onder meer een nadere uitwerking worden gegeven van de wijze waarop een verzoekende partij het legitiem belang aan kan tonen. Er zal steeds sprake moeten zijn van doelbinding met het voorkomen van fraude, witwassen en terrorismefinanciering. In de algemene maatregel van bestuur zal ook een nadere uitwerking worden gegeven van de wijze waarop door de KvK een besluit wordt genomen over de toegang en de wijze waarop deze kan worden verkregen. Onderdeel van het in 2021 gepubliceerde AML-pakket van de Europese Commissie is de AML-richtlijn (waarop in januari 2024 een voorlopig akkoord is bereikt), waarin ook voorstellen zijn opgenomen om tot een nieuwe, uniforme werkwijze rondom de invulling van het begrip legitiem belang te komen. De richtlijn identificeert een aantal categorieën die geacht worden een legitiem belang te hebben, namelijk journalisten en maatschappelijke en wetenschappelijke organisaties die zich bezighouden met het voorkomen en bestrijden van witwassen, terrorismefinanciering en delicten die daarmee samenhangen. Ook worden natuurlijke personen en rechtspersonen genoemd die voornemens zijn een zakelijke transactie aan te gaan met een wederpartij.
• Partijen die toegang krijgen in het belang van de naleving van sancties en het toezicht en de handhaving daarvan. Deze groep instellingen overlapt grotendeels met de Wwft-instellingen. Een voorbeeld van een groep instellingen die geen Wwft-instelling is, maar op grond van deze bepaling wel toegang krijgt tot dezelfde informatie als Wwft-instellingen, zijn schade- en zorgverzekeraars. Verder krijgen gevolmachtigd agenten blijkens de memorie van toelichting voor de verplichtingen op grond van de Wwft en de Sanctiewet 1977dezelfde toegang tot het UBO-register als de verzekeraar.
• Bestuursorganen en rechtspersonen met een overheidstaak waarvoor het in verband met een wettelijke of Europeesrechtelijke taak of bevoegdheid noodzakelijk is om UBO’s te achterhalen. Voorbeelden hiervan zijn de herstel- en veerkrachtfaciliteit om het herstel na de Coronapandemie een impuls te geven, en bestuursorganen waarvoor toegang noodzakelijk is om uitvoering te kunnen geven aan hun onderzoek op basis van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur om de mate van gevaar te kunnen bepalen dat een rechtshandeling met de overheid misbruikt wordt voor criminele activiteiten.
• Partijen die toegang krijgen tot hun eigen gegevens. Het inzien van de gegevens door opgave plichtige personen of trustees is relevant om te kunnen controleren of de gegevens juist en volledig zijn ingeschreven. De mogelijkheid dat entiteiten of trusts via een portaal bij de KvK van de eigen gegevens een uittreksel kunnen opvragen is van belang met het oog op het gebruik van deze uittreksels in het handelsverkeer.

Bij nota van wijziging van 30 december 2024 zijn aan de partijen die toegang zouden moeten krijgen tot het UBO-register als vijfde categorie toegevoegd de in de voorgestelde (zesde) Antiwitwasrichtlijn aangewezen Europese instellingen, te weten: AMLA (Authority for Anti-Money Laundering and Countering the Financing of Terrorism), het Europees Openbaar Ministerie (EOM), het Europees Bureau voor Fraudebestrijding (OLAF) Europol en Eurojust, die vanaf 10 juli 2026 toegang dienen te hebben tot de informatie uit de UBO-registers.

Het wetsvoorstel bevat een grondslag om in lagere regelgeving een nadere uitwerking te geven aan onder meer de wijze waarop de genoemde partijen toegang kunnen verkrijgen tot de UBO-informatie. De FIU en de bevoegde autoriteiten, en de op grond van de Sanctiewet 1977 aangewezen ambtenaren, andere personen en rechtspersonen belast met het toezicht op de naleving van die wet, verkrijgen zonder restricties alle gegevens en documenten die in het UBO-register zijn vastgelegd. Ten aanzien van de andere hierboven genoemde groepen kunnen bij algemene maatregel van bestuur nadere regels worden gesteld aan de wijze waarop toegang kan worden gegeven tot de UBO-informatie.

De eerste groep waaraan de Kamer van Koophandel toegang zal moeten verlenen tot de UBO-informatie, zijn de instellingen met verplichtingen in het kader van de naleving van de anti-witwas- en sanctieregelgeving. Nadere uitwerking van de wijze van toegang van deze groep tot de UBO-informatie is onder meer van belang omdat deze instellingen de

UBO-informatie op uiteenlopende wijze opvragen en ontvangen. Gezien de stand van de techniek en huidige inzichten bestaan hiervoor in grote lijnen drie methoden:

• Bevragingen via het portaal van de KvK.

Deze methode is met name geschikt voor kleinere instellingen die zo nu en dan UBO-gegevens moeten raadplegen, bijvoorbeeld in het kader van een clientenonderzoek. Daartoe zullen deze instellingen bij de KvK autorisatie moeten vragen van een of meer personen die onderzoeken ten behoeve van de naleving van de anti-witwas- en sanctieregelgeving uitvoeren.

• Datakoppeling met de registers.

Van deze mogelijkheid maken onder andere bepaalde banken, verzekeraars en het notariaat gebruik. Er wordt een overeenkomst gesloten met de KvK waarbij gebruikersvoorwaarden worden afgesproken. Een dergelijke datakoppeling kan voordelig zijn voor grootafnemers van UBO-informatie, omdat zij dit kunnen integreren in hun eigen systemen.

• Via faciliterende partijen aan wie de KvK UBO-gegevens levert.

De faciliterende partijen kunnen maatwerkoplossingen bieden. De KvK sluit een overeenkomst met zowel de faciliterende partij als de met de eindgebruiker, waarin wordt bepaald dat niet alleen de serviceprovider maar ook de eindgebruiker verantwoordelijk is voor de naleving van de gebruikersvoorwaarden. Verder wordt in de overeenkomst onder meer bepaald dat de gegevens niet mogen worden gebruikt voor andere doeleinden dan waarvoor deze worden verstrekt, dat zij alleen gebruikt mogen worden op een wijze die niet in strijd is met wet- en regelgeving, en hoe de controle daarop kan plaats kan vinden.

De tweede groep van personen en instellingen waaraan de KvK toegang zal moeten verlenen tot de UBO-informatie, zijn personen en rechtspersonen die kunnen aantonen dat zij een legitiem belang hebben. Zij zullen daartoe een verzoek kunnen doen op basis waarvan eerst moet worden vastgesteld of de verzoeker behoort tot een van de bij algemene maatregel van bestuur aangewezen categorieën. Met het oog op de bescherming van de persoonsgegevens van UBO’s zullen voorwaarden worden gesteld aan het gebruik van de informatie, hetgeen bij algemene maatregel van bestuur nader zal worden uitgewerkt.

Ter afsluiting

Het weer aansluiten van partijen die toegang tot het UBO-register moeten of mogen hebben blijkt een langdurig proces. Gelet op het aanhangige wetsvoorstel en de nieuwe AML-richtlijn die in voorbereiding is, is de verwachting gerechtvaardigd dat het nog wel even zal duren voordat de toegang tot het UBO-register voor alle partijen die daartoe gerechtigd zouden moeten zijn is hersteld. In de tussentijd zullen partijen zich moeten redden met de mogelijkheden die op dit moment beschikbaar zijn.